Le statut de freelance permet d’accéder à une certaine liberté : celle d’exercer une activité qui correspond à ce qu’on apprécie véritablement, de gérer son emploi du temps en toute autonomie et de pouvoir choisir personnellement les clients avec qui collaborer.
Cependant, le travail d’un freelance ne se restreint pas à la satisfaction des clients. D’autres tâches lui incombent comme la prospection de nouveaux clients, l’organisation de son planning, l’établissement des factures, le suivi des paiements et la communication autour de son activité.
Dans cette optique, nous avons dressé dans cet article une liste des 12 meilleurs outils indispensables aux travailleurs indépendants pour avoir une meilleure organisation et ainsi gagner en performance.
#1 Trello
Cet outil de gestion de projet simple d’utilisation est idéal pour mettre en place rapidement un flux de travail grâce à une organisation simplifiée basée sur trois éléments : un tableau, des listes et des cartes. C’est l’application qu’il vous faut si vous gérez plusieurs projets en même temps ou travaillez avec une équipe à distance et que vous avez besoin de suivre la progression des tâches assignées. Les étiquettes comme « En cours », « A valider » ou « OK » permettent de suivre l’évolution des missions.
#2 RescueTime
C’est l’application parfaite pour booster votre productivité surtout si vous facturez vos services à l’heure. Elle mesure le temps passé sur toutes les plateformes, vous permettant ainsi d’identifier les sources de distraction qui gênent votre productivité. Il vous suffit alors d’activer une fonctionnalité pour bloquer les sites, applications ou réseaux sociaux qui déconcentrent. Elle peut aussi comptabiliser le temps passé sur des plateformes utilisées spécifiquement pour chaque client.
#3 Slack
Slack est une application de messagerie instantanée qui facilite la communication entre les membres de l’équipe. Cette application permet de créer des canaux pour chaque projet et d’inviter des membres de l’équipe ou des clients à rejoindre ces canaux. Vous pouvez ainsi communiquer facilement, partager des fichiers et résoudre des problèmes en temps réel. Cet outil peut également être relié à d’autres plateformes comme Trello, Hubspot, Google Agenda, Google Drive, etc. pour établir des connexions et flux automatisés entre vos prestations.
#4 Evernote
Pour ne pas vous encombrer la mémoire avec des tonnes d’informations que vous devez retenir pour votre travail, Evernote est l’application qu’il vous faut. Vous pouvez l’utiliser pour prendre des notes et les organiser pour les rendre accessibles à tout moment et sur tous les types de support. Désormais, libérez-vous l’esprit et mettez de l’ordre dans vos idées grâce à cette super application.
#5 Toggl Track
Si vos mots d’ordre sont gestion optimale du temps et performance accrue, faites de Toggl Track votre allié. C’est une application cloud de gestion du temps, également connue sous l’appellation « time tracking ». Elle enregistre votre temps de travail et analyse vos activités. Dès lors, vous pouvez identifier les tâches chronophages. Ainsi, vous pouvez procéder à une organisation optimale de votre planning en vous concentrant sur les tâches importantes et en diminuant le temps passé sur les tâches à faible valeur ajoutée. De plus, elle fonctionne aussi bien en ligne que hors ligne et est accessible sous forme d’application pour les ordinateurs de bureau, Android et IOS. Elle se synchronise aussi en temps réel pour les freelances qui utilisent plusieurs appareils.
#6 ClickUp
Il s’agit également d’une application qui rassemble toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion de projet comme la création de tâches, les rappels, la création de documents, les tableurs et bases pour partager des informations avec les clients ou collaborateurs, une plateforme de chat pour se mettre en communication avec les personnes concernées par le projet, etc. La planification des tâches et activités passe par l’utilisation des calendriers, des timelines et diagrammes de Gantt. Et bien sûr, l’espace de travail est tout à fait personnalisable.
#7 Google Calendar et Google Drive
L’usage de ces outils de Google s’adresse aux indépendants qui souhaitent améliorer leur productivité. Google Calendar est un outil de gestion de calendrier, permettant à son utilisateur de recevoir des rappels avant ses meetings, de rajouter des notes pertinentes comme la durée de la réunion, le lieu, etc. Le formatage riche et les hyperliens sont idéals pour partager des informations ou des présentations avec les participants avant la réunion. Google Drive quant à lui offre un accès illimité à d’autres outils comme Sheets, Slides et Docs. Ces derniers sont très pratiques pour travailler à distance et collaborer en temps réel avec une équipe en stockant et en synchronisant les fichiers en ligne.
#8 Voila Norbert
Cette application représente un véritable moteur de recherche pour trouver les adresses emails professionnelles afin de simplifier la prospection B2B. Son utilisation permet de se délester des services coûteux d’un secrétaire ou d’économiser du temps avec la recherche manuelle. Il suffit de taper le nom et le site internet de l’entreprise pour faire apparaître l’adresse email recherchée. Si besoin, Voila Norbert se convertit aussi en CRM pour vous seconder dans la planification et l’envoie de mails à vos nouveaux prospects. Enfin, il peut vous aider à rechercher les influenceurs et blogueurs les plus connus dans votre secteur d’activité.
#9 Canva
Cette plateforme de conception graphique en ligne est une véritable pépite pour les indépendants qui souhaitent concevoir des contenus visuels professionnels comme les présentations, les publications pour les réseaux sociaux, les cartes de visite, les supports de marketing, les invitations et bien d’autres encore. Les outils de conception sont simples d’utilisation afin de permettre aux non-initiés de créer des designs à partir de zéro ou en se basant sur des modèles préconçus, des graphiques, des images, des polices personnalisables et des icônes.
C’est l’outil incontournable pour cerner les attentes et les besoins de vos clients. Afin d’éviter tout malentendu qui peut altérer votre relation avec eux et vous faire perdre du temps, Cahierdescharges.com vous propose de rédiger ce document éponyme. Pour ce faire, vous disposerez de nombreux modèles de documents pour différents types de services : rédaction, création de site internet, traduction, conception d’éléments graphiques, etc. Dès lors, vous pouvez établir clairement les paramètres de votre mission et obtenir une garantie sur votre capacité de répondre aux besoins de vos clients.
Gérez facilement votre facturation grâce à Facture.net. Son utilisation est idéale pour les freelances qui n’ont aucune notion en comptabilité surtout s’ils ont plusieurs clients à gérer. Vous pouvez l’utiliser pour établir des devis et des factures au design simple et professionnel. Il vous suffit de renseigner les informations importantes et l’application se charge de générer les documents exportables en plusieurs formats. Elle inclut aussi des fonctions CRM indispensables pour effectuer le suivi de vos campagnes de prospection, pour sauvegarder les offres de collaboration intéressantes dans votre domaine, l’évolution de votre chiffre d’affaires, et bien d’autres encore.
#12 Boomerang Gmail
Planifiez efficacement vos emails avec cet outil très pratique et intelligent. Rédigez simplement vos mails au préalable et Boomerang se chargera de les envoyer à l’heure et à la date programmées. Cette extension est non seulement disponible sur les appareils iOS et Android, mais comporte aussi une fonctionnalité « Accusé de réception Gmail » afin de vous envoyer une notification lorsque le destinataire aura lu votre email.
Pour que la gestion des tâches administratives n’affecte pas la capacité des freelances à développer leur clientèle, l’utilisation de ces outils s’impose comme une véritable nécessité. Ils peuvent gérer plus efficacement leurs activités et optimiser leur temps. Si vous travaillez déjà en freelance ou si vous envisagez de le devenir, sachez alors qu’il est primordial d’identifier les bons outils qui vous aideront à maximiser votre potentiel et atteindre plus facilement vos objectifs.